Sanciones y multas por incumplimiento de VeriFactu: Todo lo que debes saber
VERI*FACTU es una de las modalidades previstas para los Sistemas Informáticos de Facturación regulados por el RRSIF. No debe confundirse con la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, que se regula por la Ley 18/2022 y el Real Decreto 238/2026. El incumplimiento de estas normativas puede resultar en sanciones severas y multas económicas. Las obligaciones incluyen la adaptación de software de facturación, el envío en tiempo real de registros y la conservación de facturas. Utilizar un software que cumpla el reglamento, como e-Factu, y cumplir con estas regulaciones es esencial para evitar consecuencias legales y económicas.
¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu?
El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, retrasó un año la obligación. Las fechas quedan así:
| Quién | Obligatorio desde |
|---|---|
| Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados, incluidos los autónomos | 1 de julio de 2027 |
Actualización del 7 de octubre de 2026: el 5 de octubre Hacienda anunció que prevé retrasar Verifactu a octubre de 2028 para todos los obligados, para hacerlo coincidir con la factura electrónica entre empresas. Mientras no se publique en el BOE, las fechas vigentes son las de la tabla. Te contamos qué hay confirmado sobre el nuevo plazo.
Obligaciones clave para cumplir con VeriFactu en España
El cumplimiento de la normativa VeriFactu es esencial para garantizar un proceso de facturación efectivo y legal en el ámbito español. Las obligaciones que deben ser cumplidas incluyen la adaptación de software, el envío de registros en tiempo real y la correcta conservación de documentos.
Adaptación y certificación del software de facturación
Es imprescindible adaptar y certificar el software que se utiliza para la facturación, asegurando que cumpla con los estándares exigidos por la AEAT.
Software que cumpla el reglamento, con declaración responsable
Solo se puede usar un programa de facturación que cumpla el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (Real Decreto 1007/2023). La Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas: es el fabricante quien firma una declaración responsable de que su software cumple el reglamento.
Prohibición de programas no certificados y software de doble uso
Los contribuyentes deben evitar el uso de programas que no cuenten con la certificación oficial. La utilización de software de doble uso está explícitamente prohibida, ya que puede permitir manipulaciones ilegales en la facturación.
¿Envío en tiempo real de registros y facturas?
El RRSIF admite dos modalidades. Los SIF que operan como VERI*FACTU remiten en línea a la AEAT los registros de facturación. Los sistemas de emisión de facturas no verificables no realizan esa remisión sistemática, aunque deben cumplir requisitos adicionales de conservación, firma, registro de eventos y control. Por tanto, no existe una obligación general de que todo usuario del RRSIF envíe sus facturas a la AEAT “en tiempo real”.
Requisitos para el Suministro Inmediato de Información (SII)
El Suministro Inmediato de Información (SII) y el RRSIF son regímenes distintos. Los obligados al SII están excluidos del RRSIF respecto de su facturación propia, por lo que no debe presentarse el cumplimiento del SII como un requisito general de VERI*FACTU.
Implicaciones de no enviar las facturas en tiempo real
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones significativas. No enviar las facturas en el tiempo estipulado es considerado un incumplimiento grave, que puede impactar negativamente en la operación de la empresa.
Implicaciones de no enviar las facturas en tiempo real
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones significativas. No enviar las facturas en el tiempo estipulado es considerado un incumplimiento grave, que puede impactar negativamente en la operación de la empresa.
Conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros
La conservación adecuada de las facturas y otros registros es indispensable para garantizar su integridad y accesibilidad en auditorías futuras.
Plazos legales para conservar facturas y registros contables
Los contribuyentes deben conservar las facturas y registros contables por un período mínimo de 4 años en el ámbito fiscal y 6 años para aspectos mercantiles.
Obligación de mantener integridad y legibilidad
Es crucial que los registros se mantengan íntegros y legibles a lo largo del tiempo. La pérdida de datos o la manipulación no autorizada está penada por la normativa vigente.
Integración de códigos QR y menciones obligatorias en facturas
Las facturas expedidas mediante un SIF sujeto al RRSIF deben incorporar la información del código QR en los términos previstos por la normativa. La expresión “VERIFACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” solo debe figurar cuando el SIF opere en modalidad VERIFACTU. En facturas electrónicas estructuradas, la representación gráfica del QR puede sustituirse por la información que este contiene.
Incluir estos elementos es fundamental para asegurar que las facturas sean verificables y cumplan con los estándares establecidos por la AEAT. Sin ello, se pueden enfrentar sanciones severas.
Tipos de sanciones por incumplimiento de la normativa VeriFactu
El incumplimiento de la normativa establecida para el sistema VeriFactu conlleva diversas sanciones que pueden afectar a autónomos y empresas. Las siguientes categorías abarcan las principales infracciones y sus penalizaciones asociadas.
Multas por usar un programa que no cumple el reglamento
La utilización de software no certificado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es una infracción grave. Este tipo de software puede incluir aplicaciones no diseñadas para cumplir con la normativa fiscal establecida, lo cual es penalizado severamente.
Cuantías y duración de la sanción por ejercicio fiscal
Usar un programa de facturación que no cumple el reglamento se sanciona con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio en que se utilice. La multa se repite en cada ejercicio mientras no se corrija, así que el coste crece con el tiempo.
Sanciones por no enviar facturas o registros a la AEAT
No cumplir con la obligación de enviar en tiempo real las facturas emitidas es considerado un incumplimiento grave. Esta falta puede resultar en sancciones automáticas por parte de la AEAT, afectando seriamente la operativa del contribuyente.
Penalizaciones por manipulación o alteración de datos de facturación
Modificar, eliminar o falsificar datos relacionados con la facturación también es objeto de sanciones significativas. Estas acciones no solo son ilegales, sino que pueden desencadenar inspecciones más rigurosas por parte de la administración tributaria.
Uso de software de ocultación y sus consecuencias legales
El uso de software diseñado para ocultar información fiscal puede acarrear sanciones severas. Esta práctica se considera como un intento deliberado de evadir obligaciones tributarias, lo que lleva a una exposición legal aún mayor.
Otras infracciones sancionables relacionadas con la normativa
- Emisión de facturas sin código QR o sin la mención “VERI*FACTU”
- Falta de firma digital en registros exigida por la ley
- No conservar registros durante los plazos fiscales y mercantiles
Las infracciones mencionadas pueden resultar en multas adicionales y afectar la reputación del negocio. El cumplimiento con la normativa es esencial para evitar sanciones de este tipo y garantizar una actividad empresarial transparente y legal.
El incumplimiento de la normativa VeriFactu conlleva múltiples repercusiones tanto legales como económicas para empresas y autónomos. A continuación, se detallan las consecuencias más relevantes que deben considerarse.
Impacto y consecuencias legales de incumplir VeriFactu para empresas y autónomos
Pérdida de beneficios fiscales y deducciones tributarias
Al no cumplir con las obligaciones establecidas por VeriFactu, se pone en riesgo la posibilidad de acceder a beneficios fiscales. Algunas de las consecuencias incluyen:
- Pérdida de deducciones fiscales que pueden afectar directamente la carga tributaria de la empresa.
- Desaprobación de bonificaciones que podrían haberse solicitado si se hubieran presentado correctamente las facturas.
- Incremento en las obligaciones tributarias al no poder justificar los gastos de manera precisa.
Restricciones administrativas y bloqueos de software no autorizado
Además de la multa, tendrás que sustituir o adaptar el programa para que cumpla el reglamento, con el coste y el tiempo que eso supone en plena actividad.
Inspecciones tributarias y riesgos legales en España
Las infracciones en la normativa pueden resultar en una mayor frecuencia de inspecciones por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esto incluye:
- Mayor probabilidad de ser objeto de auditorías exhaustivas.
- Amenaza de sanciones legales más severas si se detectan irregularidades.
Daños reputacionales y pérdida de confianza comercial
Más allá de las consecuencias económicas y legales, el efecto en la reputación de la empresa puede ser devastador. La falta de cumplimiento con VeriFactu puede resultar en:
- Desconfianza por parte de clientes y proveedores, lo que afecta las relaciones comerciales.
- Un impacto negativo en la imagen corporativa, dificultando futuras oportunidades de negocio.
Cómo evitar sanciones y multas: buenas prácticas y soluciones eficientes
Implementar buenas prácticas en la gestión de facturación es fundamental para asegurar el cumplimiento con la normativa. Existen diversas estrategias que las empresas y autónomos pueden adoptar para evitar problemas relacionados con el sistema VeriFactu.
Selección de software de facturación en la nube certificado: e-Factu como referencia
Elegir un programa de facturación adaptado al reglamento es clave. e-Factu está preparado para Verifactu y facilita el envío de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Formación y capacitación del personal en procesos de facturación
Es vital que el personal encargado de la facturación esté debidamente entrenado en el uso del software y en los procedimientos legales relacionados. La formación continua ayuda a prevenir errores y a garantizar que se cumplan todos los requisitos establecidos. Se recomienda realizar sesiones de capacitación periódicas, especialmente al introducir nuevas funciones o actualizaciones en el software.
Auditorías internas para la detección precoz de incumplimientos
Realizar auditorías internas de manera regular permite identificar posibles fallos en los procesos de facturación antes de que se conviertan en problemas serios. Esto incluye verificar la correcta implementación del software y asegurarse de que todos los registros se envían y conservan según lo estipulado por la normativa. Las auditorías pueden ser una herramienta eficaz para mantener el control sobre las operaciones y ajustarlas en caso de ser necesario.
Planificación y seguimiento de fechas clave para la adaptación normativa
Establecer un calendario con las fechas clave relacionadas con las normativas y plazos legales es esencial para garantizar el cumplimiento. Esta planificación debe incluir la revisión de los hitos y las actualizaciones del software para estar al día con las exigencias fiscales. Una buena gestión del tiempo permite anticiparse a posibles problemas y facilita la adaptación a los cambios normativos.
Preguntas frecuentes sobre sanciones y multas por incumplimiento de VeriFactu
En este apartado se abordarán las dudas más comunes respecto a las sanciones y multas derivadas del incumplimiento de VeriFactu. Se desglosarán las implicaciones legales y las responsabilidades de los contribuyentes.
¿Qué tipo de software está prohibido y cuáles son los riesgos?
La normativa no prohíbe aplicaciones por su nombre comercial. Lo relevante es determinar si la herramienta utilizada constituye un Sistema Informático de Facturación y, en tal caso, si cumple todos los requisitos del RRSIF. Un programa que se utilice como SIF no puede eludir esos requisitos por el hecho de ser una hoja de cálculo, un desarrollo propio u otra aplicación.
¿Cuáles son los plazos para adaptar el sistema VeriFactu?
La adaptación del sistema debe realizarse conforme a las fechas establecidas por la AEAT. Usualmente, se proporciona un período de transición, pero es crucial verificar las actualizaciones para asegurarse de cumplir con todos los requisitos previos a la fecha límite. Las empresas deben estar preparadas para implementar cambios en sus procesos de facturación de manera oportuna.
¿Cómo afecta el incumplimiento a la presentación del impuesto de sociedades?
El incumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos puede dar lugar a las infracciones y sanciones previstas en la normativa tributaria. No debe afirmarse que el mero incumplimiento del RRSIF produzca automáticamente la pérdida de deducciones fiscales o una corrección del Impuesto sobre Sociedades. Esas consecuencias dependerían, en su caso, de otros incumplimientos tributarios concretos y de las circunstancias de cada operación.
¿Qué sanciones aplican a fabricantes y comercializadores de software?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija multas distintas según quién incumple. Quien fabrica, produce o comercializa sistemas que no cumplen paga una multa fija de 150.000 euros por cada ejercicio económico con ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa. Vender un programa sin la certificación exigible (la declaración responsable) se sanciona con 1.000 euros por cada sistema vendido, y el usuario que tiene un programa no conforme, con 50.000 euros por cada ejercicio.
¿Se puede recurrir una multa por incumplimiento de la Ley Antifraude?
Las multas impuestas pueden ser recurridas en función de los procedimientos establecidos. Es recomendable contar con asesoramiento legal adecuado para evaluar las posibilidades de éxito en la apelación, así como preparar la documentación necesaria para demostrar un cumplimiento razonable previo a la sanción.
¿Hasta cuándo hay que conservar los registros y facturas electrónicas?
Los registros y facturas electrónicas deben ser conservados durante plazos determinados por la legislación fiscal y mercantil. Generalmente, el período de conservación es de cuatro años a nivel fiscal y seis años en términos mercantiles. Mantener estos registros es esencial para evitar sanciones futuras.
Evita sanciones para tu empresa con nuestro software e-Factu
📞 Contacta directamente con nosotros (926921363) – hablamos@enovaic.es
🌐 Descubre más sobre nuestros servicios personalizados
